Privatlivspolitik for Den selvejende institution Fountain House København

 

Vi behandler personoplysninger og skal overholde lovgivningen og principperne for god databehandlingsskik. Derfor har vi vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller, hvordan vi behandler personoplysninger om vores medlemmer (brugere af huset), der sikrer en lovlig og gennemsigtig behandling.

Vi behandler udelukkende personoplysninger til klare og saglige formål og ud fra Fountain Houses legitime interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige for at opfylde de angivne formål, og vi sletter dine medlemsoplysninger, når de ikke længere er nødvendige – eller når du beder os om det.

 

Andre politikker

Vi beskriver vores politik for brug af cookies på hjemmesiden via et link på hjemmesiden. Vi beskriver vores behandling af personoplysninger i ansættelsesforhold i vores personalehåndbog.

 

Vi er ansvarlige for behandling af dine personoplysninger

Fountain House er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende lovgivning. Du kan altid kontakte Fountain House, hvis du har spørgsmål.

Datakontaktperson: Jens Jakob Helbo Hansen
Adresse: Teglværksgade 22, 2100 København Ø
CVR: 1465434
Telefonnr.: 39160910
Mail: fh@fountain-house.dk
Hjemmeside: https://fountain-house.dk/

Det overordnede ansvar er placeret hos souschef i Den selvejende institution Fountain House København Maria Clemensen.

 

Fountain Houses formål og grundlag for behandling af medlemmers (brugeres) personoplysninger

Vi behandler medlemmers personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund (hjemmel).

Fountain Houses formål med behandling af medlemmers personoplysninger:

1. At levere Fountain Houses kerneydelse (Artikel 6, stk 1, LitraB)

  • Herunder at kunne tage imod medlemmer i huset, planlægge forløb, kontakte medlemmer som led i arbejdet med at modvirke social isolation mv.
    Det lovlige grundlag for at behandle oplysninger om medlemmer til dette formål er at det er nødvendigt for at vi kan opfylde en aftale med medlemmet samt at leve op til vores lovgrundlag jf. servicelovens § 104.
  • Samtykke i særlige tilfælde: Det er nødvendigt at indhente samtykke fra medlemmer fra andre kommuner end København samt for praktikanter. Det skyldes at der er krav om at indhente, behandle og videregive følsomme personoplysninger og cpr.nr. for disse medlemmer for at kunne tilrettelægge forløb i samarbejde med sagsbehandleren fra hjemkommune og fakturere for forløbet.

For medlemmer bosat i Københavns kommune kræver kommunen ikke personoplysninger i forbindelse med et forløb.

Når vi anmoder om medlemmers samtykke, er det frivilligt, om man vil give samtykke, og medlemmet kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

2. Kommunikation omkring huset (Artikel 6, stk 1, LitraB)

Herunder at kunne sende materiale ud ved forskellige lejligheder såsom nyhedsbreve, julekort, medlemsundersøgelser mv. At sende materiale ud og informere er en del af kerneydelsen med medlemsstøtte i Fountain House.

  • Det lovlige grundlag for at behandle oplysninger om medlemmer til dette formål er at det er nødvendigt for at kunne kommunikere omkring tilbuddet og opfylde en aftale med medlemmet.

3. Statistik, undersøgelser, effektmåling

Herunder at kunne aggregere anonymiseret statistik til at dokumentere Fountain Houses arbejde, at kunne undersøge effekt af medlemskab mv.

For medlemmerne i enheden Bogstøtten indsamles oplysninger om studieinstitution, studieretning, studielængde, status i studieforløb og hvor man har hørt om Bogstøtten med henblik på statistik.

  • Det lovlige grundlag for at behandle oplysninger om medlemmer til dette formål er at det er nødvendigt, for at vi kan dokumentere og opfylde vores forpligtigelser overfor forskellige offentlige og private myndigheder.

 

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger om medlemmerne (brugerne) af huset.

1. Medlemsoplysninger i Medlemsdatabasen og på lukket elektronisk drev:

  • Oplysninger der betragtes som det der kaldes almindelige personoplysninger: Navn, køn (m/k), adresse, bopælskommune, fødselsdagsdato, e-mail, telefonnummer, indmeldelsesdato og medlemsnummer.
  • For hvert enkelt medlem, er der tilknyttet oplysninger om tilhørende enhed, kontaktinterval, medlemstype og aktivitetsstatus.
  • Der indsamles statistik for hvert enkelt medlem på følgende områder: Komme-gå statistik, dato og klokkeslæt for fremmøde, dato og klokkeslæt for indtastning af oplysninger på tablet.
  • Derudover gemmes der oplysninger om korrespondancer: dato, klokkeslæt og korrespondanceform (SMS, Telefon, Facebook, E-mail etc.) mellem medlemmer og medarbejdere i huset.
  • For medlemmer fra andre kommuner end København samt praktikanter behandles cpr.nr., handleplan og krypterede korrespondancer med sagsbehandler på baggrund af samtykke.

 

Her indsamler vi oplysninger fra

  • Primært får vi oplysningerne fra medlemmerne selv
  • For medlemmer med bopæl udenfor København får vi også oplysninger fra offentlige myndigheder på baggrund af samtykke fra medlemmet

 

Videregivelse af medlemmers personoplysninger

Vi videregiver ikke oplysninger om medlemmer til andre uden for Fountain House uden samtykke.

 

Opbevaring og sletning af medlemmers personoplysninger

Vi opbevarer oplysninger på medlemmer af huset, så længe man er medlem. Hvis medlemmet beder om ikke at optræde som aktiv længere, opbevarer vi oplysningerne i anonymiseret form til statistik. Når medlemmer ikke har været aktive i 5 år, slettes registreringen af medlemskab, da der i så fald ikke er et sagligt grundlag for fortsat at opbevare oplysningerne.

1. Medlemsoplysninger på papir:

  • I forbindelse med indmeldelse og det løbende medlemskab i Fountain House, bliver der udfyldt tavshedserklæringer, kontaktskemaer og i nogle aftalte tilfælde referater. Disse opbevares i aflåste arkivskabe.

 

Arbejdscomputere i Fountain House

Medlemsoplysninger der opbevares i Medlemsdatabasen og på dertilhørende elektronisk drev kan kun tilgås af medarbejdere med personlig kode samt betroede medlemmer i huset, som får udleveret en midlertidig kode til konkrete opgaver. Der kan f.eks. være tale om opgaver i forbindelse med at aggregere statistik omkring huset.

Alle åbne fælles computere i Fountain House er tilknyttet fællesdrevet (Z drevet). Filerne bliver opbevaret på en lokal server placeret i huset, og ca. 12 gange om året foretages der en backup med skyen. Alle filer på fællesdrevet kan frit tilgås af medlemmer og medarbejdere. Medarbejdere og medlemmer har ansvar for ikke at opbevare og gemme filer med personlige oplysninger ubeskyttet på fællesdrevet. Der udføres kontrol halvårligt af filer på fællesdrevet for oplysninger af særlig privat karakter. Hvis det er muligt at spore ejeren, vil denne blive underrettet og filerne fjernet. Hvis ikke det er muligt at spore ejeren, vil filerne i første omgang blive rykket til en sikker placering, hvor tilgang skal indhentes fra en dataansvarlig medarbejder.

De dataudbyderne som Fountain House benytter, har erklæret at de overholder lovgivningen på området. Google har tilkendegivet overfor Fountain House, at den tjeneste Fountain House benytter (G Suite) overholder EU’s dataforordning fra 25. maj 2018.

Cloudflare.com har ligeledes tilkendegivet overfor Fountain House, at den hosting tjeneste Fountain House benytter overholder EU’s dataforordning fra 25. maj 2018.

Der forefindes databehandleraftaler, som en del af licensaftalen med Google og Cloudflare.

 

Medlemmers rettigheder

Når vi behandler dine oplysninger, har du iflg. persondataforordningen en række rettigheder:

  • Du har ret til at blive oplyst om, at vi behandler oplysninger om dig – det er det vi oplyser dig om i denne privatlivspolitik (som organisation har vi oplysningspligt)
  • Du har ret til at få indsigt i de oplysninger vi behandler om dig (indsigtsret)
  • Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig berigtiget (retten til berigtigelse)
  • Du har ret til at få oplysninger om dig slettet (retten til at blive glemt)
  • Du har ret til at gøre indsigelse mod, at dine oplysninger anvendes til markedsføring
  • Du har ret til at flytte dine oplysninger – dvs. at vi skal udlevere de oplysninger vi har om dig i et almindeligt anvendt format (retten til dataportabilitet)
  • Hvis behandlingen af dine data er baseret på samtykke, har du ret til at trække dit samtykke tilbage.

Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at henvende dig til os. Henvender du dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning senest 14 dage efter anmodningen er modtaget.

Du kan indgive klage til tilsynsmyndighederne, Datatilsynet, over behandling af dine personoplysninger. Du kan finde kontaktoplysninger på Datatilsynet på: www.datatilsynet.dk

 

Revision af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os ret til at ændre Den Selvejende Institutions privatlivspolitik for medlemmer. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik er tilgængelig på vores hjemmeside.

Senest opdateret: juni 2020